「思うように整理整頓できない…」
「片付いた状態なら、もっと仕事がはかどるだろうな」
と、感じている方に向けて、スキャナーを使った整理整頓の方法をお伝えします。
本記事を読めば、
- 書類を探す手間がなくなって時間的余裕が生まれる
- ごちゃごちゃしていた紙の資料がすっきりして、作業効率が上がる
これらのメリットが得られること請け合いです。
ちょっと大げさに言いすぎました（笑）
でも、きっと今より良くなると思いますよ！
仕事がはかどれば、イライラも減ります。
片付け、超おすすめです。
ぐちゃぐちゃに散らかった紙をどうにかしたい
棚には、紙ぎっしりのファイルたち。
引き出しにも、紙が…。
そうな状況下で、
「探したいものが見つからない」
ってなってイライラしたことありませんか？
これらを解決するために、次の2点がおすすめです。
- 紙の資料をスキャナーで取り込む
- 資料はタブレットやPCで見る
とてもシンプルなのですが、案外やっていない人も多いのでは？
この２つで、デスク周りの状況が劇的に変わります。
スキャナー導入のきっかけと導入後の変化
僕も以前は、大量の紙たちに囲まれる中で、仕事をしていました。
頑張っても、頑張っても、机が片付かないことに業を煮やし、あるとき、
「この紙いる？」
って疑問がわいてくるようになって、スキャナーを購入することになりました。
スキャナーを使い出してからは、
紙の書類が手元に来たら、即、スキャンして、書類はすぐに捨てる。
これが習慣になりました。
スキャナーを購入する前は、
「何かと紙の方が便利だよなー」
とか思って、やってこなかったのですが、スキャナーを導入すると、その威力がすごかったんですね。
めっちゃスッキリする！！！
なんか嬉しい。
ってなりました。
これまで、クリアファイルとか付箋とか整理棚とか…、いろいろなものを使って整理してきたけど、思うように整理できなかったんですよね。
それもあってかスキャナーを使って机周りがきれいになったとき、なんか感動しました。
スキャンするだけ、こんなにスッキリするとは…。
最高！
スキャナーを導入して得られる３つのメリット
僕がスキャナーを導入して、感じた３つのメリット。データだからこそ…
- タイトル検索して、PC内から探したい資料がすぐに見つかる
- 資料の内容を言葉で検索できる← OCR機能（後述）
- いつでも簡単に捨てられる
取り込んだ書類がiPadやＰＣで簡単に見られるようになってからは、
「紙である必要ないじゃん！」
ってなりました。
どうしても紙で必要なら、プリントアウトすればOKですもんね！
紙じゃないといけないものはとっておき、それ以外は全部捨てる！
机の上も、気持ちも、超スッキリです。
なにより仕事がはかどります。
探したいものがすぐ見つかるだけで、作業効率が上がります。
僕は、探し物が見つからないとモチベーションが下がるタイプです。気分を落とさず次の仕事に移れるのは最高です！
本棚からは、紙が綴られたファイルがなくなり、すっからかんになりました。
清々しい。
気持ちよく仕事ができるようになりました。
書類の内容を文字で検索できる（OCR機能）
文字検索機能は、OCR（文字認識）といいます。
インターネットで検索するのと同じように、文字を打ち込めばOK.
↓文字を入力すると、
その文字が書かれたページを表示してくれます。
今までの、
「資料のどこに書いてあったけ？」
っていう煩わしさがなくなって、ホント助かります。
見つけたいものがすぐに見つかる
っていうのが、本当に最高です。
もう最高しか言ってないですね（笑）
テンションが上がりっぱなしです。
探すのに手間がかかると、ストレスだし、時間がもったいないと思います。
人によっては、累計すると、1年間に数時間以上、探す時間に費やしているんじゃないかな。
そう考えたら、スキャナーの威力ってすごいと思います。
紙の書類をすぐさまシュレッターに
年度末に書類を捨てる方、多くないですか？
たぶん、
この書類を見返すかも…
という気持ちがあって、捨てられないからだと思います。
でも、スキャナーに取り込んでデータ化しておけば、保管も楽だし、簡単に捨てられます。
年度末、シュレッター行列に参加しなくていいのはグットポイントです。
デスクトップ画面にある「ゴミ箱」にポイって入れておいて、「ゴミ箱を空にする」を押さなければ、いつでもデータを復活することが可能です。
ゴミ箱は、整理整頓の見方です！
おすすめスキャナー
ScanSnap iX1600
僕は、前機種の「ScanSnap iX500」を使ってました。
両面印刷ができるし、読み込みも速いので、気に入っていて今も使っています。
重なった原稿を検知してくれるから、「大事なページが読み込まれてない！」ってこともないですね。
iPadとPencilもあれば、もっと便利になると思います。紙に印刷しなくても、どこでも閲覧、書き込みができますからね。
Apple iPad Air (Wi-Fi, 64GB) 第5世代
Apple Pencil 第2世代
片付けって面倒だから後に回してしまいがちだけど、やってしまえば明日からの作業効率が大きく変わります。
導入直後は大変かもしれませんが、その後の恩恵が大きいので、すぐにやることをお勧めします。
思い立ったが吉日。
欲しいと思ったときが買い時。
自分のお財布と相談して、納得いく買い物をしてくださいね～。
ではでは。
